Zarządzanie projektami IT od podstaw: wybór metodyki

Agile

28 czerwca 2019 • 27 min czytania

    Artykuł zaktualizowany 05.07.2021

    Sztuka zarządzania projektami to kluczowa umiejętność na drodze do osiągnięcia wysokiej efektywności i świetnych rezultatów. Nie może być jednak dziełem przypadku czy eksperymentem, bo efekt będzie zgoła odmienny. Zamiast ułatwić pracę i usprawnić komunikację, nieumiejętne zarządzanie projektami może wprowadzić chaos i sprawić, że projekt zakończy się niepowodzeniem. Z tego powodu już w latach 80. zaczęto tworzyć systemy zasad, znane i stosowane dzisiaj jako metodyki zarządzania projektami. W tym artykule przedstawimy najpopularniejsze metodyki skutecznego zarządzania projektami w branży IT i nie tylko. 

    Jak wybrać metodykę zarządzania projektami IT?

    Na początku pojawia się pytanie: która metodyka jest najlepszym sposobem na zarządzanie projektami IT? Metodyk jest mnóstwo, ale która z nich jest najskuteczniejsza? W tym przypadku nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ każdy zestaw zasad jest skoncentrowany na innych celach. Pytaniem, które tak naprawdę powinniśmy sobie zadać jest: jak wybrać najlepszą metodykę zarządzania, która będzie najlepiej dostosowana do naszego projektu i indywidualnych wymagań naszego zespołu.

    Przede wszystkim musimy zastanowić się, które aspekty są dla nas najważniejsze. Następnie, na podstawie tak ustalonych kryteriów, możemy wybrać metodykę, która będzie odzwierciedleniem rzeczywistych potrzeb naszego projektu. Czynnikami, które warto wziąć pod uwagę podczas wyboru metodyki zarządzania projektami, są np.:

    • wielkość zespołu projektowego,
    • strategia organizacji,
    • dostępny budżet,
    • pożądane cele projektu,
    • złożoność projektu,
    • regulacje prawne,
    • harmonogram pracy i terminy,
    • doświadczenie zespołu i project managera,
    • wymagania wstępne i ich potencjalne modyfikacje,
    • sposób prowadzenia dokumentacji,
    • analiza ryzyka,
    • preferencje i zaangażowanie klienta.

    Nie istnieje jedna metodyka, która będzie idealna dla każdego typu projektu. Aby ułatwić wybór najlepszej metodyki zarządzania projektem IT, przygotowaliśmy przegląd różnych sposobów zarządzania ze wskazaniem, w jakich projektach sprawdzą się najlepiej. Warto pamiętać, że wdrożenie jednej metody zarządzania nie jest jedyną możliwością. W przypadku niektórych projektów dobry rozwiązaniem jest łączenie elementów różnych metodyk. Wszystko zależy od konkretnych potrzeb i sposobu pracy zespołu.

    Metodyki klasyczne – kaskadowe zarządzanie projektami IT

    Metodyka Waterfall, znana również jako metodyka kaskadowa, została stworzona około 50 lat temu przez Winstona W. Royce. Jest bardzo szczegółowa i cechuje się dużym usztywnieniem sposobów pracy. W związku z tym, wymagania muszą być szczegółowo i dokładnie określone jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac, ponieważ metodyka Waterfall nie pozwala na zmiany planu pracy. Dużą wagę przykłada się też do dokumentacji, dzięki czemu zarządzanie projektem jest transparentne i uporządkowane.

    Zgodnie z jej zasadami projekt składa się z dwóch głównych etapów. Projekt zaczyna się od dokładnej analizy, a dopiero następnie zespół projektowy przystępuje do realizacji. Po ukończeniu danego etapu przeprowadzane są testy, a kolejny etap rozpoczyna się dopiero po ukończeniu wszystkich zadań wchodzących w zakres poprzedniego etapu. Jakość dostarczonego produktu jest zdecydowanie ważniejsza niż szybkość działania. Charakterystyczne w tym podejściu jest wykonywanie poszczególnych etapów krok po kroku, bez możliwości powrotu czy wprowadzenia poprawek w poprzednich fazach projektu.

    Metodyka Waterfall najlepiej sprawdzi się w małych, niezbyt złożonych, powtarzalnych projektach, które mają precyzyjnie określone wymagania. Niezbyt dobrze nadaje się do zarządzania rozbudowanymi projektami, które wymagają ciągłych rewizji i wprowadzania zmian.

    Zwinne zarządzanie projektami IT – Agile

    Zarządzanie projektami IT w metodyce Agile jest popularne, ponieważ bardzo przypomina prawdziwe życie. Biznes i wymagania często się zmieniają, a zespoły muszą być w stanie szybko dostosować się do tych zmian. Podstawową wartością w zarządzania projektami w metodyce Agile jest koncepcja „inspekcji i adaptacji”, co oznacza, że wprowadzanie zmian jest mile widziane na każdym etapie zaawansowania projektu.

    Metodyka Agile redukuje ryzyko niepowodzenia projektu, ponieważ warunkiem ukończenia każdego etapu projektu jest dostarczenie działającego produktu. Wczesne i częste testy pozwalają na szybkie wykrycie i eliminację błędów i usterek, zanim staną się one poważnym problemem.

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_01-1024x576.png

    Agile w zarządzaniu projektami wyżej ceni szybkie dostosowanie się do zmian, niż sztywne trzymanie się planu. Retrospekcja pozwala na przeanalizowanie sukcesów i porażek, a na tej podstawie zespoły mogą odpowiednio dostosować swój sposób pracy i ciągle wprowadzać ulepszenia, aby pracować jeszcze wydajniej. Zgodnie z Manifestem Agile Software Development, dużą wagę przykłada się do satysfakcji klienta. Rola klienta w projekcie nie ogranicza się do przedstawienia wymagań, ale może on aktywnie uczestniczyć w każdym etapie procesu i wprowadzać zmiany.

    Metodyka Agile jest stosowana szeroko w branży IT, ale jest na tyle elastyczna, że może być również wykorzystywana przez zespoły nietechniczne, takie jak: marketing, HR, zespoły sprzedażowe. Dobrze sprawdzi się w projektach modułowych, w których wymagania zmieniają się w trakcie tworzenia projektu, także jako skutek testów.

    W metodyce Agile wyróżniamy również różne techniki, które są pewnego rodzaju adaptacją podstawowych zasad Agile. Do najbardziej znanych zwinnych technik zarządzania projektem zaliczamy ScrumKanban i Lean.

    Framework wytwarzania oprogramowania – Scrum

    Framework wytwarzania oprogramowania Scrum został stworzony przez autorów Manifestu Agile i w dużej mierze opiera się na systemie spotkań, na których dochodzi do ciągłej weryfikacji wymogów i rezultatów. Scrum sam w sobie nie dotyczy całego procesu zarządzania projektem, ale odnosi się do planowania prac w projekcie i rozwoju produktu.

    Cechą charakterystyczną tego frameworka jest elastyczność – zespoły mogą wdrożyć do swojej codziennej pracy wszystkie zasady Scrum lub tylko te, które najlepiej odpowiadają ich potrzebom i rzeczywiście ułatwiają organizację pracy. Scrum pozwala także na zmienianie zakresu sprintu – w razie potrzeby można dodać, usunąć lub przenieść konkretne zadania na kolejny sprint.

    Scrum jest prostą i intuicyjną techniką, ktora pozwala na zaplanowanie pracy w dwutygodniowych sprintach. Na codziennych spotkaniach zespół omawia bieżące zadania. To także dobra okazja na zgłoszenie i rozwiązanie napotkanych lub potencjalnych problemów. Pod koniec sprintu następuje rewizja rezultatów pracy i na tej podstawie w kolejnym sprincie wdrażane są poprawki, ulepszenia i modyfikacje.

    Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Scrum Guide 2020, idea samoorganizujących się zespołów pozostaje niezmienna. Zmienia się za to podejście do ról i odpowiedzialności w projekcie. Obecnie odchodzi się od ściśle określonych ról i klasycznego podziału na Zespół Scrumowy i Zespół Developerski, a stawia się na jedność i współodpowiedzialność za powodzenie projektu.

    Techniki zarządzania projektami IT – Kanban

    Tablica Kanban to stara i bardzo prosta metoda graficznego przedstawienia projektu, stworzona w latach 50. w Japonii. Początkowo nie miała nic wspólnego z branżą IT, bo powstała na potrzeby firmy Toyota. Tablica Kanban to sposób wizualizacji zadań w projekcie, dzięki czemu cały postęp jego realizacji widoczny jest na pierwszy rzut oka. Zwykle są to trzy kolumny, zatytułowane: „To do”, „In progress” i „Done”. Taki układ pozwala zidentyfikować problematyczne miejsca i oszacować potencjalne opóźnienia.

    Praca w technice Kanban rozpoczyna się od ustalenia priorytetów. Konkretne zadania trafiają do pierwszej kolumny „To do”. Kiedy zespół zaczyna pracę nad zadaniem, przenosi je do kolumny „In progress”. Gdy wszystkie kryteria ukończenia zadania zostają spełnione, zadanie trafia do kolumny „Done”. Oczywiście można dostosować wygląd tablicy do indywidualnych potrzeb zespołu. Wystarczy dodać odpowiednie kolumny, symbolizujące dodatkowe etapy projektu.

    Dawniej tablica Kanban przedstawiana była w postaci kolorowych karteczek. Obecnie jest wiele narzędzi, które pozwalają na cyfrową wizualizację tablicy Kanban. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ umożliwia efektywną zdalną współpracę rozproszonych zespołów projektowych.

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_02-1024x576.png

    Techniki zarządzania projektami IT – Lean

    Głównym celem techniki Lean jest dostarczanie klientom produktów o wysokiej jakości, przy użyciu jak najprostszych metod. Ważna jest prostota wymagań i dobór odpowiednich rozwiązań technicznych, które rzeczywiście odpowiadają potrzebom projektu, a nie są tylko sztuką dla sztuki. Technika Lean opiera się na podstawowych zasadach Agile, takich jak satysfakcja klienta, motywacja zespołu i szybkie dostarczanie produktów, co nadaje jej zwinnego charakteru. Jednak charakterystyczne cechy Lean to gospodarowanie odpadami i zasada późnej decyzyjności.

    W technice Lean pod hasłem „odpady” rozumiane są wszystkie problemy, opóźnienia, błędy, zaburzenia komunikacji, nieprecyzyjne wymagania, czyli wszystko, co nie ma wartości dla klienta, a zwiększa ryzyko niepowodzenia projektu. Dlatego dużą wagę przykłada się do eliminacji tych incydentów. Zasada późnej decyzyjności polega na podejmowaniu decyzji tak późno, jak to możliwe, w oparciu o aktualne wyniki, a nie przewidywania czy założenia. Działanie zaplanowane na podstawie dokładnej analizy biznesowej jest skuteczniejsze i bardziej trafne niż intuicja i predykcje.

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_03-1024x576.png

    Metodyka zarządzania projektami IT – PMBoK

    Project Management Body of Knowledge to metodyka, która postrzega projekt jako proces o charakterze kaskadowym. Projekt ma swój cykl życia, który składa się z poszczególnych etapów. Każdy etap dzieli się na fazę wejścia (początkową) i fazę wyjścia, która zamyka etap, a jej produkty są elementami fazy wejścia dla kolejnego etapu.

    Metodyka PMBoK definiuje zarządzanie projektami krok po kroku, włączając w to wygląd procesów zbierania wymagań i zatwierdzania projektów, sposobu realizacji, budżetowania i priorytetyzacji zadań. Najnowsza wersja publikacji A Guide to the Project Management Body of Knowledge wyróżnia 5 grup procesów, które składają się na cykl życia projektu i są ze sobą wzajemnie połączone:

    • procesy inicjacji,
    • procesy planowania,
    • procesy realizacji,
    • procesy monitorowania i kontroli,
    • procesy końcowe.

    Zgodnie z PMBoK, zarządzanie procesami cyklu życia projektu można podzielić również na obszary wiedzy, takie jak: zarządzanie integracją, zakresem, czasem, kosztami, jakością, zasobami ludzkimi, komunikacją, ryzykiem, zamówieniami, zaangażowaniem stron. Dużą wagę przykłada się do dokumentacji i szczegółowości wymagań. W przeciwieństwie do Agile, role w projekcie są ważniejsze niż kwestie organizacyjne samego projektu. Metodyka PMBoK dobrze sprawdzi się w rozbudowanych projektach, zawierających wiele wymagań, także tych niestandardowych.

    Metodyka zarządzania projektami IT – PRINCE2

    Metodyka zarządzania projektami PRINCE2, czyli Projects In Controlled Environments, to również przykład kaskadowego zarządzania projektami. W świetle PRINCE2 najważniejszy jest produkt i dokumentacja, która musi być bardzo szczegółowa, dzięki czemu zarządzanie projektem jest uporządkowane. Procesy są przejrzyste i powtarzalne, dlatego z powodzeniem można wdrażać je w kolejnych projektach.

    Zespół zarządzający projektem w metodyce PRINCE2 nie skupia się na ustandaryzowaniu sposobów pracy, ale na doświadczeniu specjalistów, zdefiniowaniu ról i odpowiedzialności, skutecznej komunikacji i ciągłej weryfikacji zasadności biznesowej. PRINCE2 sprawdzi się dobrze w przypadku bardzo dużych, rozbudowanych projektów, które wymagają starannego planowania, dokumentacji i sprecyzowanych wymagań.

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_04-1024x576.png

    Jak wybrać metodykę zarządzania projektami IT?

    Nie istnieje jeden uniwersalny i jednocześnie skuteczny sposób na zarządzanie projektami IT. Wybór najlepszej metodyki zarządzania powinien być zawsze poprzedzony analizą potrzeb biznesowych z uwzględnieniem kryteriów, takich jak: rozmiar i zakres projektu, wymagania techniczne i formalne, tolerancja na zmiany, termin realizacji, cele firmy, sposób pracy zespołu i oczekiwania klienta. Dobrze dobrana metodyka pozwala realizować projekty szybciej, skuteczniej i przy użyciu mniejszych nakładów finansowych.

    Wybór metodyki to pierwszy krok do skutecznego zarządzania projektami IT. Kolejnym krokiem jest wybór narzędzia, które uzupełni proces i usprawni współpracę zespołu projektowego. Odpowiednie oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektami IT może skutecznie ułatwić wykonywanie codziennych obowiązków Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami odwiedź naszą stronę lub sprawdź naszego bloga:

    1. Jira – zarządzanie projektami krok po kroku
    2. Kanban – zarządzanie projektami w Jira
    3. 5 najlepszych metod na poprawę komunikacji w zespole
    [contact-form-7 404 "Not Found"]