Zarządzanie projektami IT od podstaw: wybór metodyki

Agile

28 czerwca 2019 • 34 min czytania

    Artykuł zaktualizowany 20.09.2021

    Sztuka zarządzania projektami to kluczowa umiejętność na drodze do osiągnięcia wysokiej efektywności i świetnych rezultatów. Nie może być jednak dziełem przypadku czy niekontrolowanym eksperymentem, bo efekt będzie zgoła odmienny. Zamiast ułatwić pracę i usprawnić komunikację, nieumiejętne zarządzanie projektami może wprowadzić chaos i sprawić, że projekt zakończy się niepowodzeniem. Z tego powodu już w latach 80. zaczęto tworzyć systemy zasad, znane i stosowane dzisiaj jako metodyki zarządzania projektami. W tym artykule postaramy się przybliżyć najpopularniejsze metodyki skutecznego zarządzania projektami w branży IT i nie tylko.

    Metodyka zarządzania projektami IT – co to jest?

    Przede wszystkim warto doprecyzować, że to, co potocznie nazywamy metodyką zarządzania projektami niekoniecznie tą metodyką jest. Sprawa jest o wiele bardziej złożona. Aby móc poprawnie posługiwać się nazewnictwem, warto wiedzieć dlaczego to, co jest metodyką nie nazywamy metodologią oraz przestać błędnie nazywać narzędzia pomocne w prowadzeniu projektów metodykami.

    Ze słownika języka polskiego wiemy, że metodyka to „zbiór zasad dotyczących sposobów wykonywania jakiejś pracy” czyli zbiór metod, a metodologia jest to „nauka o metodach badań naukowych stosowanych w danej dziedzinie wiedzy”. Przekładając to na zarządzanie projektami, możemy już w prosty sposób wywnioskować, że Agile jest zbiorem zwinnych metodyk. 

    Jak więc wygląda sytuacja w przypadku SCRUM? Często mówi się o nim, że jest to metodyka, gdy tak naprawdę jest zbiorem prostych reguł, ramą (Framework), jak mówią o nim sami twórcy. Jakie ma to znaczenie? Otóż zarządzanie projektem zawiera w sobie znacznie więcej aspektów niż tylko wytworzenie produktu, czym zajmuje się SCRUM. Wokół samego produktu mamy też zarządzanie czasem, budżetem, zasobami. O tym, jak poprawnie to robić mówią poszczególne metodyki, czym zajmiemy się w dalszej części artykułu.

    Jak wybrać metodykę zarządzania projektami IT?

    Na początku pojawia się pytanie: która metodyka jest najlepszym sposobem na zarządzanie projektami IT? Metodyk jest mnóstwo, ale która z nich jest najskuteczniejsza? W tym przypadku nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ponieważ każdy zestaw zasad jest skoncentrowany na innych celach. Pytaniem, które tak naprawdę powinniśmy sobie zadać jest: jak wybrać najlepszą metodykę zarządzania, która będzie najlepiej dostosowana do naszego projektu i indywidualnych wymagań naszego zespołu.

    Przede wszystkim musimy zastanowić się, które aspekty są dla nas najważniejsze. Następnie, na podstawie tak ustalonych kryteriów, możemy wybrać metodykę, która będzie odzwierciedleniem rzeczywistych potrzeb naszego projektu. Czynnikami, które warto wziąć pod uwagę podczas wyboru metodyki zarządzania projektami, są np.:

    • wielkość zespołu projektowego,
    • strategia organizacji,
    • dostępny budżet,
    • pożądane cele projektu,
    • złożoność projektu,
    • regulacje prawne,
    • harmonogram pracy i terminy,
    • doświadczenie zespołu i project managera,
    • wymagania wstępne i ich potencjalne modyfikacje,
    • sposób prowadzenia dokumentacji,
    • analiza ryzyka,
    • preferencje i zaangażowanie klienta.

    Nie istnieje jedna metodyka, która będzie idealna dla każdego typu projektu. Aby ułatwić wybór najlepszej metodyki zarządzania projektem IT, przygotowaliśmy przegląd różnych sposobów zarządzania ze wskazaniem, w jakich projektach sprawdzą się najlepiej. Warto pamiętać, że wdrożenie jednej metody zarządzania nie jest jedyną możliwością. W przypadku niektórych projektów dobrym rozwiązaniem jest łączenie elementów różnych metodyk. Wszystko zależy od konkretnych potrzeb i sposobu pracy zespołu.

    Metodyki klasyczne – kaskadowe zarządzanie projektami IT

    Model kaskadowy został stworzony około 50 lat temu przez Winstona W. Royce w kontekście wytwarzania oprogramowania. Jest bardzo szczegółowy i cechuje się dużym usztywnieniem sposobów pracy. W związku z tym, wymagania muszą być opisane dokładnie na niskim poziomie technicznym jeszcze przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac, ponieważ Waterfall ma małą tolerancję na zmiany planu pracy. Wdrożenie poprawek obejmuje cały proces zarządzania zmianą i zgłoszenie CR. Przykładowo – metodyka PRINCE2 mówi o nawet o tym, jak powinien być zbudowany dokument do zgłaszania zmian. Dużą wagę przykłada się do dokumentacji, dzięki czemu zarządzanie projektem jest transparentne i uporządkowane.

    Zgodnie z zasadami metodyki kaskadowej projekt składa się z sześciu faz. Zaczyna się od fazy planowania, po tym następuje dokładna analiza systemu i wymagań. W trzeciej fazie tworzony jest projekt poszczególnych struktur systemu i dopiero wtedy zespół projektowy przystępuje do realizacji – wytwarzania kodu. Po ukończeniu danego etapu przeprowadzane są testy, a ostatnią fazą jest wdrożenie i utrzymanie wytworzonego programu. Kolejny etap rozpoczyna się dopiero po ukończeniu wszystkich zadań wchodzących w zakres poprzedniego etapu. Jakość dostarczonego produktu jest zdecydowanie ważniejsza niż szybkość działania. Charakterystyczne w tym podejściu jest wykonywanie poszczególnych etapów krok po kroku.

    Metodyki oparte o model Waterfall najlepiej sprawdzą się w powtarzalnych projektach, które mają precyzyjnie określone wymagania, jak np. złożone i bardzo duże projekty bankowe lub projekty związane z budową dróg i autostrad. Niezbyt dobrze nadaje się do zarządzania projektami, które wymagają ciągłych rewizji i wprowadzania zmian.

    Metodyka zarządzania projektami IT – PRINCE2

    Metodyka zarządzania projektami PRINCE2, czyli Projects In Controlled Environments, to również przykład kaskadowego zarządzania projektami. W świetle PRINCE2 najważniejsze jest dostarczenie kompletnego produktu w oparciu o szczegółową dokumentację, dzięki czemu zarządzanie projektem jest uporządkowane. Procesy są przejrzyste i powtarzalne, dlatego z powodzeniem można wdrażać je w kolejnych projektach.

    PRINCE2 obejmuje cztery zintegrowane ze sobą aspekty:

    • pryncypia – dobre praktyki i podstawowe zasady,
    • tematy – obszary, które trzeba kontrolować,
    • procesy – konkretne działania, prowadzące do osiągnięcia celu,
    • środowisko – dostosowanie metodyki do indywidualnych potrzeb projektu.

    Zespół zarządzający projektem w metodyce PRINCE2 skupia się przede wszystkim na doświadczeniu specjalistów, zdefiniowaniu ról i odpowiedzialności, skutecznej komunikacji i ciągłej weryfikacji zasadności biznesowej. PRINCE2 sprawdzi się dobrze w przypadku bardzo dużych, rozbudowanych projektów, które wymagają starannego planowania, dokumentacji i sprecyzowanych wymagań.

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_04-1024x576.png

    Zbiór dobrych praktyk zarządzania projektami IT – PMBoK

    Project Management Body of Knowledge to zbiór dobrych praktyk, który postrzega projekt jako proces o charakterze kaskadowym. Projekt ma swój cykl życia, który składa się z poszczególnych etapów. Każdy etap dzieli się na fazę wejścia (początkową) i fazę wyjścia, która zamyka etap, a jej produkty są elementami fazy wejścia dla kolejnego etapu.

    Zasady PMBoK definiują zarządzanie projektami krok po kroku, włączając w to wygląd procesów zbierania wymagań i zatwierdzania projektów, sposobu realizacji, budżetowania i priorytetyzacji zadań. Najnowsza wersja publikacji A Guide to the Project Management Body of Knowledge wyróżnia 5 grup procesów, które składają się na cykl życia projektu i są ze sobą wzajemnie połączone:

    • procesy inicjacji,
    • procesy planowania,
    • procesy realizacji,
    • procesy monitorowania i kontroli,
    • procesy końcowe.

    Zgodnie z PMBoK, zarządzanie procesami cyklu życia projektu można podzielić również na obszary wiedzy, takie jak: zarządzanie integracją, zakresem, czasem, kosztami, jakością, zasobami ludzkimi, komunikacją, ryzykiem, zamówieniami, zaangażowaniem stron. Dużą wagę przykłada się do dokumentacji i szczegółowości wymagań. W tym przypadku role w projekcie są ważniejsze niż kwestie organizacyjne samego projektu. Najnowsza wersja zbioru dobrych praktyk została także wzbogacona o AgilePMBoK dobrze sprawdzi się w rozbudowanych projektach, zawierających wiele wymagań, także tych niestandardowych.

    Agile – zwinne zarządzanie projektami IT

    Zarządzanie projektami IT w zbiorze metodyk Agile jest popularne, ponieważ bardzo przypomina prawdziwe życie. Biznes i wymagania często się zmieniają, a zespoły muszą być w stanie szybko dostosować się do tych zmian. Podstawową wartością w zarządzania projektami w metodyce Agile jest koncepcja „inspekcji i adaptacji”, co oznacza, że wprowadzanie zmian jest mile widziane na każdym etapie zaawansowania projektu. Metodyka Agile redukuje ryzyko niepowodzenia projektu, ponieważ warunkiem ukończenia każdego etapu projektu jest dostarczenie działającego produktu. Wczesne i częste testy pozwalają na szybkie wykrycie i eliminację błędów i usterek, zanim staną się one poważnym problemem.

    Agile w zarządzaniu projektami wyżej ceni szybkie dostosowanie się do zmian, niż sztywne trzymanie się planu. Retrospekcja pozwala na przeanalizowanie sukcesów i porażek, a na tej podstawie zespoły mogą odpowiednio dostosować swój sposób pracy i ciągle wprowadzać ulepszenia, aby pracować jeszcze wydajniej. Zgodnie z Manifestem Agile Software Development, dużą wagę przykłada się do satysfakcji klienta. Rola klienta w projekcie nie ogranicza się do przedstawienia wymagań, ale może on aktywnie uczestniczyć w każdym etapie procesu i wprowadzać zmiany.

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_01-1024x576.png

    Metodyka Agile jest stosowana szeroko w branży IT, ale jest na tyle elastyczna, że może być również wykorzystywana przez zespoły nietechniczne, takie jak: marketing, HR, zespoły sprzedażowe. Dobrze sprawdzi się w projektach modułowych, w których wymagania zmieniają się w trakcie tworzenia projektu, także jako skutek testów.

    Pod tak zwanym parasolem Agile wyróżniamy również różne pomocnicze narzędzia, które są pewnego rodzaju adaptacją podstawowych zasad Agile. Projekty są złożone – to także budżet, relacje z klientem, komunikacja z zespołem i wiele innych składowych. Każdy projekt składa się z kilku faz, a takie narzędzia jak Scrum czy Kanban pomagają w ułożeniu sprawnej realizacji zadań na poszczególnych etapach w niektórych  jego aspektach.

    Framework wytwarzania oprogramowania – Scrum

    Framework wytwarzania oprogramowania Scrum został stworzony w oparciu o Manifest Agile i w dużej mierze opiera się na systemie wydarzeń, na których dochodzi do ciągłej weryfikacji wymogów i rezultatów. Wydarzenia wspierają cały proces wytwórczy i pomagają lepiej zrozumieć wymagania systemowe. Scrum sam w sobie nie dotyczy całego procesu zarządzania projektem, ale odnosi się do planowania prac w projekcie i rozwoju produktu.

    Scrum jest prostą i intuicyjną techniką, która pozwala na zaplanowanie pracy w dowolnej długości sprintach (maksymalnie jeden miesiąc). W zależności od długości sprintu, dostosowywana jest długość trwania poszczególnych wydarzeń. Długość sprintu ustalamy na samym początku projektu – jeżeli na początku ustalimy, że sprint trwają dwa tygodnie, to powinno tak pozostać przez cały cykl. Ponadto każdy sprint powinien być tak zaplanowany, aby wypełniał potencjał zespołu, a jego zakres nie powinien się zmieniać w trakcie jego trwania.

    Na codziennych wydarzeniach zespół omawia bieżące zadania i wprowadza poprawki. To także dobra okazja na zgłoszenie i rozwiązanie napotkanych lub potencjalnych problemów. Pod koniec sprintu następuje rewizja rezultatów pracy wykonanej sprincie i wskazanie przyszłych zmian. Scrum Team prezentuje rezultaty swojej pracy kluczowym interesariuszom, omawiane są także postępy w dążeniu do Celu Produktu. Podczas tego wydarzenia Scrum Team wraz z interesariuszami oceniają to, co zostało zrealizowane podczas Sprintu oraz zmiany, jakie zaszły w ich otoczeniu. Na podstawie tych informacji uczestnicy wspólnie ustalają, co należy robić w następnej kolejności.

    Zgodnie z najnowszymi wytycznymi Scrum Guide 2020, idea samoorganizujących się zespołów pozostaje niezmienna. Zmienia się za to podejście do ról i odpowiedzialności w projekcie. Obecnie odchodzi się od ściśle określonych ról i klasycznego podziału na Zespół Scrumowy i Zespół Developerski, a stawia się na jedność i współodpowiedzialność za powodzenie projektu.

    Metoda wytwarzania oprogramowania – Kanban

    Tablica Kanban to stara i bardzo prosta metoda graficznego przedstawienia projektu, stworzona w latach 50. w Japonii. Początkowo nie miała nic wspólnego z branżą IT, bo powstała na potrzeby firmy Toyota. Tablica Kanban to sposób wizualizacji zadań w projekcie, dzięki czemu cały postęp jego realizacji widoczny jest na pierwszy rzut oka. Zwykle są to trzy kolumny, zatytułowane: „To do”, „In progress” i „Done”. Taki układ pozwala zidentyfikować problematyczne miejsca i oszacować potencjalne opóźnienia.

    Praca w technice Kanban rozpoczyna się od ustalenia priorytetów. Konkretne zadania trafiają do pierwszej kolumny „To do”. Kiedy zespół zaczyna pracę nad zadaniem, przenosi je do kolumny „In progress”. Gdy wszystkie kryteria ukończenia zadania zostają spełnione, zadanie trafia do kolumny „Done”. Oczywiście można dostosować wygląd tablicy do indywidualnych potrzeb zespołu. Wystarczy dodać odpowiednie kolumny, symbolizujące dodatkowe etapy projektu. Dla każdej kolumny zespół ustala maksymalny limit zadań, dzięki czemu nie tworzą się kolejki.

    Dawniej tablica Kanban przedstawiana była w postaci kolorowych karteczek. Obecnie jest wiele narzędzi, które pozwalają na cyfrową wizualizację tablicy Kanban. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ umożliwia efektywną zdalną współpracę rozproszonych zespołów projektowych. Dzięki metodzie Kanbanmożemy także łatwo sprawdzić przebieg i wydajność procesów w firmie, a także w razie potrzeby szybko je zoptymalizować. 

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_02-1024x576.png

    Zarządzanie projektami IT – Lean

    Głównym celem Lean jest dostarczanie klientom produktów o wysokiej jakości, przy użyciu jak najprostszych metod. Ważna jest prostota wymagań i dobór odpowiednich rozwiązań technicznych, które rzeczywiście odpowiadają potrzebom projektu, a nie są tylko sztuką dla sztuki. Lean opiera się na podstawowych zasadach Agile, takich jak satysfakcja klienta, motywacja zespołu i szybkie dostarczanie produktów, co nadaje jej zwinnego charakteru. Jednak najbardziej charakterystyczne cechy Lean to gospodarowanie odpadami i zasada późnej decyzyjności.

    Lean pod hasłem „odpady” rozumiane są wszystkie problemy, opóźnienia, błędy, zaburzenia komunikacji, nieprecyzyjne wymagania, czyli wszystko, co nie ma wartości dla klienta, a zwiększa ryzyko niepowodzenia projektu. Dlatego dużą wagę przykłada się do eliminacji tych incydentów. Zasada późnej decyzyjności polega na podejmowaniu decyzji tak późno, jak to możliwe, w oparciu o aktualne wyniki, a nie przewidywania czy założenia. Działanie zaplanowane na podstawie dokładnej analizy biznesowej jest skuteczniejsze i bardziej trafne niż intuicja i predykcje.

    Obrazek posiada pusty atrybut alt; plik o nazwie 06-22_DM-7539_PM_METODYKA_INFO_03-1024x576.png

    Jak wybrać metodykę zarządzania projektami IT?

    Nie istnieje jeden uniwersalny i jednocześnie skuteczny sposób na zarządzanie projektami IT. Wybór najlepszej metodyki zarządzania powinien być zawsze poprzedzony analizą potrzeb biznesowych z uwzględnieniem kryteriów, takich jak: rozmiar i zakres projektu, wymagania techniczne i formalne, tolerancja na zmiany, termin realizacji, cele firmy, sposób pracy zespołu i oczekiwania klienta. Dobrze dobrana metodyka pozwala realizować projekty szybciej, skuteczniej i przy użyciu mniejszych nakładów finansowych.

    Wybór metodyki to pierwszy krok do skutecznego zarządzania projektami IT. Kolejnym krokiem jest wybór narzędzia, które uzupełni proces i usprawni współpracę zespołu projektowego. Odpowiednie oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektami IT może skutecznie ułatwić wykonywanie codziennych obowiązków Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu projektami odwiedź naszą stronę lub sprawdź naszego bloga:

    1. Jira – zarządzanie projektami krok po kroku
    2. Kanban – zarządzanie projektami w Jira
    3. 5 najlepszych metod na poprawę komunikacji w zespole
     
    [contact-form-7 404 "Not Found"]