Twoja Jira dla zewnętrznych klientów

Atlassian

22 maja 2019 • 9 min czytania

    W artykule „4 sposoby na poprawę komunikacji przy użyciu Jira” rozważaliśmy głównie sytuacje związane z pracą w jednym zespole, bez dodatkowego kontaktu z użytkownikami czy klientami z zewnątrz.

    Jednak często wygląda to właśnie tak, że podczas pracy nad daną usługą czy produktem klient zewnętrzny chce być z nami w ciągłym kontakcie i również nadzorować zleconą przez siebie pracę.

    Taka sytuacja może nieść za sobą bardzo duży problem komunikacyjny, ponieważ wybrana osoba (najczęściej project manager) musi być łącznikiem między zespołem i klientem, by informować go na bieżąco. Mogą się zdarzyć również okoliczności, w których nabywca chce mieć bezpośredni dostęp do naszego projektu, by własnoręcznie go kontrolować i w razie takiej potrzeby dodawać własne komentarze. Oczywiście jest to rozwiązanie wygodniejsze, ale niesie ono również za sobą pewne ryzyko.

    Praca z klientem

    Na wielu blogach dotyczących pracy w Jira znaleźć można powtarzające się pytanie – jak połączyć pracę w jednej aplikacji z klientem zewnętrznym? Odnajdujemy trzy sytuacje współpracy z odbiorcą produktu czy usługi, do których Jira może zaoferować rozwiązania.

    Brak narzędzia do zarządzania projektem

    Pierwszą okoliczność, jaką rozpatrzymy to sytuacja, w której klient nie ma systemu zarządzającego po swojej stronie, jednak chce mieć wgląd do naszego, w którym będzie mógł kontrolować swój projekt. Rozwiązaniem jest utworzenie nowego użytkownika w swojej aplikacji Jira, jednak wiąże się to z dodatkowymi kosztami. Co prawda nie są to ogromne kwoty, ponieważ ceny za jednego użytkownika wahają się od 1 do 7 dolarów, w zależności od tego ile obecnie osób mamy zalogowanych. Jednak to wyjście niesie za sobą również dodatkowe niebezpieczeństwo. Jednym z nich jest sytuacja, w której taki klient dostanie konto źle skonfigurowane. Taka osoba może mieć dostęp do poufnych danych lub innych projektów. Ponadto, gdy odbiorca zewnętrzny ma dostęp do naszego projektu, to musimy liczyć się z tym, że realizowane zadania będą kontrolowane przez osobę, której zależy najczęściej głównie na rezultacie, a nie na kulturze pracy.

    Synchronizacja z Jira Service Desk


    Innym rozwiązaniem tej sytuacji jest dodanie klienta jako agenta do Jira Service Desk. Jest to polecany przez Atlassiana system komunikacji z użytkownikiem zewnętrznym, ponieważ dzięki połączeniu Jira Service Desk i Jira Software programiści oraz zespoły specjalistów IT mogą współpracować na jednej platformie. Daje to możliwość szybkiego reagowania na zdarzenia oraz płynnej odpowiedzi na zgłoszenie klientowi.  Jest to na pewno wygodne rozwiązanie, gdyż ma wiele dodatkowych usprawnień, jak np. możliwość sortowania zapytań klientów. To rozwiązanie łączy się z dodatkowymi kosztami lub, jeżeli w ogóle nie posiada się Jira Service Desk, to inwestycją w tego typu oprogramowanie. Jeżeli ma się świadomość, że taka współpraca z zewnętrznym klientem będzie częstsza, to jest to zapewne dobre wyjście.

    Synchronizacja Jira z innymi narzędziami

    Kolejną sytuacją jaką przeanalizujemy jest okoliczność, w której klient posiada własny system zarządzania. W takim momencie zazwyczaj tworzy się dany projekt podwójnie w obu aplikacjach Jira. Jest to najczęściej związane z tym, że jedna osoba musi dbać o przepływ informacji i aktualizacje w obu instancjach. Pochłania to czas i nie ułatwia komunikacji. Rozwiązaniem tej sytuacji jest zastosowanie dodatku do Jira, który pomoże w automatycznej synchronizacji dwóch systemów. To rozwiązanie jest całkowicie bezpieczne dla posiadanych danych lub innych projektów, ponieważ podczas konfiguracji wybiera się samodzielnie co powinno być połączone.

    Wiele instancji Jira

    Ostatnia okoliczność to sytuacja, w której posiadamy kilka instancji Jira lub mamy w planach dokonać podziału. W takim momencie możemy pomyśleć o tym, aby tylko jedna instancja była dedykowana dla konkretnego projektu. Takie rozwiązanie jest opłacalne w momencie, gdy dane zlecenie jest planowane na dłuższy okres lub ze szczególnych względów bezpieczeństwa. To rozwiązanie może być kosztowne, jednak aby trochę zaoszczędzić można skorzystać z rozwiązania jakim jest Jira Cloud. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów, które chcą w jak najkrótszym czasie rozpocząć pracę, dodatkowo unikając problemów technicznych związanych z hostingiem.

    Dowiedz się więcej na temat separacji Jira

    Każda opisana sytuacja powyżej ma swoje plusy i minusy. Zapewne znajdzie się jeszcze kilka innych rozwiązań, jednak uważamy, że te są najbardziej przystępne i najszybsze w realizacji.

    [contact-form-7 404 "Not Found"]