Jira: prawdopodobnie najpopularniejsze oprogramowanie dla biznesu. Czy to mi jest potrzebne?

Atlassian

30 kwietnia 2018 • 24 min czytania

    Czy wdrażanie metod zarządzania przedsiębiorstwem ma jeszcze sens? Obecnie wykorzystywane narzędzia IT są w stanie poprowadzić użytkownika w taki sposób, aby intuicyjnie zaczął je wykorzystywać. Dzięki swojej prostocie użytkownik często nawet nie jest świadomy, że narzędzia zostały zainspirowane daną metodą zarządzania. One po prostu ułatwiają mu wykonywanie obowiązków menedżera w firmie.

    Menedżer skupiony na kontroli każdego ogniwa firmy, którym powinien zarządzać, to menedżer chaosu, który jest nie do ogarnięcia. Z reguły kończy się to tak, że gasi pożary, stawia na zaufanych pracowników, pozostałość zadań bierze „na siebie”, a na bieżącą kontrolę i feedback brakuje mu już po prostu czasu.

    Jak nad tym wszystkim zapanować i…

    • Pozbyć się tego ciągłego stresu związanego z potrzebą stałego porządkowania i monitorowania spraw w dziale?
    • Zarządzać metodyką zespolenia rozwoju i zapewniać odpowiednią jakość pracy?

    Dziesiątki zapytań od klientów, które dostają się do firmy różnymi kanałami, setki telefonów między pracownikami, cała sterta zadań z pierwszej ćwiartki macierzy Eisenhowera, drugie tyle w pozostałych. Przepływ informacji, ważnych, nieważnych, pilnych, niepilnych. Dociążone stanowiska, zbyt obłożeni ludzie, dobry PR stanowiskowy, zalegające tematy…

    To wszystko zobaczyłbyś, gdybyś uniósł się przez chwilę nad organizacją, w której pracujesz. Prędkość przetwarzania danych dzięki nowym technologiom osiągnęła poziom, w którym tradycyjna szkoła zarządzania nie ma szans bez wsparcia odpowiednich narzędzi.  Wystarczy wyobrazić sobie, co na przestrzeni lat wydarzyło się choćby w sektorze bankowym. Jeszcze kilkanaście lat temu klient, który odwiedził placówkę, musiał wypełnić kilka formularzy, zeskanować dowód razem z wnioskiem, a potem grzecznie czekać. Pracownik liniowy „lizał” brzeg koperty i wysyłał ją w świat dalej. Odpowiedź za dwa tygodnie.  Mieliśmy czas. Klient, aby oswoić się z ewentualną odmową analityka, pracownik, aby zrobić kawę i pomyśleć o wakacjach.

    Na chwilę obecną analizy odbywają się w czasie rzeczywistym. Procesy w przedsiębiorstwach przyspieszyły do niespotykanych prędkości. Zapytania klientów, alerty, reklamacje docierają wielowymiarowo i wszechstronnie. Jak nad tym zapanować i nadal być wydajnym menedżerem?

    Zmiana organizacyjna

    Wdrożenie technologii Jira dla jednego działu to wbrew pozorom proces krótki, liczony w dniach. Przykładowo: w naszym dziale marketingu podłączonych jest 15 osób pracujących nad projektem „Marketing”. Graficy, copywriterzy, specjaliści SEO/SEM dostają u nas w firmie tylko jedną krótką informację:  „przyszedł mail z loginem – proszę, zaloguj się, zmień hasło i zacznij ze mną pracować”. Ze strony osób, z którymi pracuję, nie spotkałem się z żadnym pytaniem dot. Jira, mimo że zostali oni wpuszczeni na, mogłoby się wydawać, „głęboką wodę”. Nikomu nie trzeba było tłumaczyć, jak to działa. Na chwilę obecną wszyscy jesteśmy już przyzwyczajeni do rzeczywistości cyfrowej, a Jira w intuicyjny i prosty sposób to wykorzystuje.

    Czym fascynuje Jira?

    Jeśli napiszę, że jest świetnym narzędziem komunikacji, gdzie każde zadanie jest osobnym folderem informacji i tam poszczególne zadania są komentowane, edytowane i przekładane po tablicy Kanbanowej (co to jest tablica Kanban, czytaj tutaj), to na pewno nie będzie wystarczające. To system do zarządzania pracą zespołową. Wszystkim jest po prostu łatwiej mieć zadania w jednym miejscu. A korzyść dla mnie, jako menedżera odpowiedzialnego za dział jest taka, że w każdej chwili wiem, na jakim etapie jest zadanie – to do, in progress, in rewiew i done. Mam pełną kontrolę o każdej porze dnia i nocy, co ma niebagatelne znaczenie dla wszystkich osób zaangażowanych w projekt. Mając dostęp do Jira, masz dostęp do wiedzy, gdziekolwiek jesteś.

    Oszczędność czasu

    Chyba w większości organizacji regularnie organizuje się spotkania, na których planowane są zadania oraz omawiane bieżące osiągnięcia. Off-linowe zarządzanie zespołem wymusza przygotowanie raportów z tego, co zostało zrobione, czyli de-facto generuje zadania operacyjne wiążące siły intelektualne, a nie służące bezpośrednio realizacji celów. Po co robić dwa razy to samo?

    Z Jira nikt nie musi przygotowywać raportu z pracy. Otwieramy system i razem przeglądamy, na jakim etapie jest każde zadanie. Potem dodajemy następne zadanie, a to jest zakończone przekładamy do kolumny Done.

    Opieka nad klientem w Jira Service Desk

    Marzeniem każdego menedżera jest objąć wszystkich klientów szerokim ramieniem, tak aby nikomu nie udało się uciec. Portal klienta na bazie systemu Jira Service Desk pozwala na śledzenie komunikacji z klientem na bazie kategorii zapytań. Komplementarność systemu pozwala śledzić wymianę korespondencji, włączyć w proces obsługi zgłoszenia również specjalistów, a nie tylko operatorów. Mamy bezpośredni wgląd w proces obsługi zgłoszeń: wyobraź sobie tablicę Kanban, umożliwiającą podgląd danych dotyczących relacji z klientem na każdym etapie obsługi klienta – marzenie? Nie to po prostu JIRA Service Desk.

    And justice for all! Jira obiektywizuje pracę

    „Świat roi się od małżonków cholernie wypoczętych w służbie małżeństwa i cholernie zdziwionych, gdy ten układ nagle trafia szlag”* Waldemar Łysiak „STATEK”

    Nie, teraz nie będzie o związkach, choć mogłoby być –  gdybyśmy swoimi związkami zarządzali jak długofalowymi projektami. Parafrazując Łysiaka taki układ, jak z cytatu powyżej, prędzej czy później trafia szlag, głośny lub cichy, formalny lub tylko realny, bez znaczenia. A tego przecież nie chcemy! Nie będzie o związkach, chociaż w obu przypadkach mamy do czynienia ze współpracą i takim zestawem pojęć: Komunikacja – Plan – Wdrożenie – Realizacja – Komunikacja. Klasyczna leminskata – dążący do perfekcji cykl doskonalący w nieskończoność zarządzanie działem firmy i jego procesami. Brzmi kosmicznie? To mogłaby być naukowa definicja Jira.

    Co ma do tego sprawiedliwość? Obiektywizacja zadań. W zespołach gdzie sposób przydzielania zadań i następnie ich monitorowania jest chaotyczny, łatwo ulec błędnemu wrażeniu, że osoby zajmujące się przez większość czasu opowiadaniem o tym, jak bardzo są zapracowane, są niezbędne w organizacji. W korporacjach w zakresie tzw. PR stanowiskowego nic lepszego już się nie wymyśli. Osiągnęliśmy wyżyny, co oczywiście nie ułatwia pracy menedżerom i nie popycha firmy naprzód z odpowiednią energią.

    Otóż w tradycyjny sposób walidacja postawionych celów jest trudna do realizacji. Z tej perspektywy narzędzie, które w sposób jednoznaczny, czarno na białym weryfikuje faktyczne „obłożenie” konkretnego pracownika, przydziela zadania, niejako unosi nas nad problemem i pozwala zobaczyć go z perspektywy wirtualnego wzniesienia, będzie miało zbawienny wpływ na głowę każdego menedżera. W dodatku narzędzie to zdejmuje z jego barków ciężar permanentnej kontroli (bo robimy to on-line) i raportowania działań operacyjnych przełożonym. Marzenie? Nie rzeczywistość. Po prostu Jira.

    Skoro dotarliśmy już tak daleko to pora na… początek. Czym w ogóle jest Jira?

    Jira została zaprojektowana dla twórców oprogramowania, ale w pewnym momencie rozwiązanie zaczęło być używana przez menedżerów projektów i innych specjalistów do zarządzania zespołami. Nowe aktualizacje sprawiły, że dziś Jira to narzędzie przyjazne dla różnych grup klientów wśród 50 000+ organizacji używających Jira na całym świecie.

    Atlassian podzielił oprogramowanie Jira na trzy odrębne narzędzia:

    Jira Core – ta wersja Jiry zapewnia użytkownikom uproszczony zakres funkcji zarządzania zadaniami, idealnie nadaje się do działań biznesowych. Jest wykorzystywane przez managerów działów takich jak finanse, marketing czy HR.

    Korzyści? Dzięki Jira Core, organizacje mogą:

    Zarządzać projektami i zadaniami w procesach definiowanych przez przepływy pracy (workflows);

    • Korzystać z jasnego podziału projektów na komponenty i podrzędne zadania;
    • Śledzić zadania członków zespołu w przejrzystym strumieniu aktywności;
    • Wizualizować przepływy pracy na przejrzystych wykresach;
    • Przechowywać wszystkie statusy, komentarze i załączniki w jednym miejscu;
    • Informować wszystkich członków zespołu o szczegółach projektu (nie ma potrzeby wysyłania osobnych e-maili lub organizacji spotkań);
    • Wyświetlać i filtrować zadania na tablicy Kanban;
    • Uzyskać dostęp do przejrzystego pulpitu nawigacyjnego – na pulpicie wyświetlane są informacje w wybranych gadżetach. Jira oferuje wiele gadżetów, które managerowie mogą dodać do swoich pulpitów nawigacyjnych: strumień aktywności, tablice informacyjne, wykresy, liczba zadań wykonanych i wiele innych;
    • Wysyłać powiadomienia, gdy członek zespołu powinien zwrócić uwagę na zadanie;
    • Mierzyć skuteczność zespołu – managerowie zyskują dostęp do obszernej funkcji raportowania, która obejmuje skumulowany diagram przepływu i wykres kontrolny, analizy problemu oraz zarządzanie (śledzenie czasu, obciążenie użytkownika, obciążenie pracą wersji);
    • Śledzić status projektów na szybkich poglądach, kalendarzach, niestandardowych pulpitach nawigacyjnych lub wstępnie zdefiniowanych raportach.

    Jira Software – narzędzie dla programistów, które zawiera szeroki zakres funkcjonalności, oraz najlepsze praktyki metodyki Agile. Dla developerów, Product managerów i zespołów quality assurance.

    Jira Service Desk – narzędzie do obsługi Service Operations, które są odpowiedzialne za komunikowanie się z klientami wewnętrznymi lub zewnętrznymi. 

    Korzyści? Używając Jira Service Desk, zespół wsparcia technicznego może wykonywać następujące zadania:

    • Utworzyć portal klienta, aby ułatwić klientom tworzenie zapytań i wyświetlanie problemów wymagających rozwiązania;
    • Odpowiadać na pytania, które przybierają formę zgłoszenia i zachowują kluczowe funkcje JIRA;
    • Tworzyć różne rodzaje przepływu pracy, które pokazują zespołom, jak powinny postępować w rozwiązywaniu problemów;
    • Używać funkcji automatyzacji, które ułatwiają szybsze rozwiązywanie zgłoszeń;
    • Dostęp do w pełni konfigurowalnego pulpitu nawigacyjnego – zespoły mogą dodawać gadżety, takie jak: strumień aktywności, wykres przedstawiający niedawno utworzone zgłoszenia i wiele innych;
    • Korzystać z zaawansowanych funkcji raportowania – zespoły mogą generować raporty podzielone na trzy kategorie: Zespół, Bazy wiedzy i Niestandardowy. Zespół zawiera dane o obciążeniu pracą, satysfakcję i osiągnięte cele w stosunku do SLA. Bazy wiedzy są połączone z bazą danych w Confluence, innym produkcie Atlassian, który można łatwo zintegrować z Jira;
    • Wyświetlać żądania, które mają zostać rozwiązane w formie kolejek – jedno spojrzenie na kolejki wystarczy, aby dowiedzieć się, kiedy dane zgłoszenie zostanie rozwiązane.
    • Wsparcie nieograniczonej liczby klientów – organizacje płacą wyłącznie za liczbę aktywnych agentów.
    • Aby lepiej wykorzystać Jira do celów biznesowych, managerowie dysponują szeroką gamą praktycznych dodatków (add-ons), które rozszerzają funkcjonalność Jira i umożliwiają tworzenie rozwiązań dostosowanych do potrzeb organizacyjnych.

    Tak, to mi jest potrzebne i niezbędne!

    Sporządzony przeze mnie przekrój możliwości Jira to zaledwie opis początku wspaniałej przygody z tym oprogramowaniem. Usprawnienie procesów zależnych od menedżera w dziale jest priorytetem. Zdecydowanie rozwiązania Jira wspierają DevOps, za pomocą Jira Service Desk śledzimy kontakt z klientem, tablica Kanban w Jira to czytelna informacja dla zarządzającego procesami w firmie i najlepsza odpowiedź na to „w którym jestem miejscu”.

    Jeśli więc tak jak ja czujesz, że to oprogramowanie warte jest pogłębienia wiedzy o jego możliwościach, skontaktuj się ze mną.

    [contact-form-7 404 "Not Found"]