Najlepsze sposoby wykorzystania Jiry w biznesie

Atlassian

23 kwietnia 2019 • 17 min czytania

    Sztandarowy produkt Atlassiana – Jira – to narzędzie używane przez tysiące developerów na całym świecie. Obecnie prawie 44 tysiące organizacji używa systemu Jira do zarządzania i optymalizacji projektów i procesów wytwarzania oprogramowania.

    Ale Jira jest na tyle wszechstronnym narzędziem, że firmy mogą z powodzeniem wykorzystać ją także w zarządzaniu projektami biznesowymi.

    Jak zespoły biznesowe mogą wykorzystać system Jira?

    Firmy, które chcą się rozwijać na rynku muszą korzystać z nowoczesnego oprogramowania i cyfrowej technologii, niezależnie od branży w jakiej działają. W skutecznym wdrożeniu cyfrowych rozwiązań doskonale sprawdzi się koncepcja agile.

    Dobrze zorganizowane firmy wykorzystują metodologię agile nie tylko w odniesieniu do zespołów technicznych, ale także w pracy zespołów biznesowych. Wszyscy wiedzą, że projekty biznesowe mogą być tak samo złożone jak projekty programistyczne i ich powodzenie zależy często od doboru odpowiedniego sposobu zarządzania. W rzeczywistości agile jest coraz bardziej popularny w kontekście biznesu, logicznym więc jest wdrażanie agile’owych narzędzi w codziennej pracy zespołów biznesowych.

    Poprzez wprowadzenie systemu Jira jako narzędzia do zarządzania projektami zarówno dla zespołów technicznych i biznesowych, organizacje są w stanie skutecznie rozpocząć cyfrową transformację oraz zdobyć przewagę nad konkurencją.

    W tym artykule przyjrzymy się bliżej kilku najlepszym sposobom na wykorzystanie Jiry w pracy zespołów biznesowych, zwłaszcza tych, które pracują w metodologii agile.

    1. Dodaj swoje zadania w backlogu

    Jira jest wyposażona we wszystko czego potrzebują zespoły biznesowe pracujące w metodologii agile. Jedną z funkcji, która jest przydatna już od początku projektu są epiki (epcis). W skrócie – pomagają one w planowaniu zadań, które wymagają większego rozciągnięcia w czasie.

    Możesz używać epików, aby opisać duże zadania – na przykład takie jak rozpoczęcie kampanii content-marketingowej do specjalnie wyselekcjonowanej grupy z lokalizacją w Wielkiej Brytanii.

    Kiedy Twoje epiki są już gotowe, możesz zacząć dzielić je na etapy definiując bardziej szczegółowe i drobniejsze taski – dla epika z powyższego przykładu jednym z etapów może być “Stworzenie video promocyjnego dla odbiorców z UK”.

    Podsumowując, wiele etapów składa się na jeden epik. Suma wszystkich epików definiuje wkład potrzebny do realizacji Twojego projektu.

    W tym kontekście backlog działa jak źródło tasków dla projektu. Możesz wykorzystywać backlog jako składowisko wszystkich zadań, które musisz zrealizować w projekcie oraz regularnie je aktualizować. Twój zespół będzie mógł zobaczyć, które aktywności muszą być zrealizowane w pierwszej kolejności, aby osiągnąć odpowiednie cele w projekcie.

    Rada eksperta: Jeżeli pracujecie w metodologii Scrum, prowadzenie backlogu jest zadaniem product ownera. W kontekście biznesowym rolę tę może pełnić project manager.

    2. Czerp wiedzę z historii użytkowników

    Historie użytkowników są jedną z najważniejszych punktów odniesienia dla zespołów pracujących w Scrumie. Zespoły biznesowe również z powodzeniem mogą znaleźć dla nich zastosowanie.

    Ale czym tak naprawdę jest historia użytkownika? Można zdefiniować ją jako sprecyzowane wymagania użytkownika, zawierające dane niezbędne do oszacowania przez programistów rzeczywistego nakładu pracy jaki musi zostać włożony w projekt.

    Pracując w backlogu, możesz wykorzystać historie użytkowników w następujący sposób:

    Wpisy w Twoim backlogu pokazują opis oczekiwanych z perspektywy użytkownika rezultatów, których realizacja wywoła uśmiech na twarzy klienta. Możesz zastąpić te funkcje konkretnymi danymi. Na przykład, aby zwiększyć sprzedaż o 10% możesz zwiększyć środki na projekt kampanii sprzedażowej o 15%.

    3. Podziel pracę na krótkie sprinty

    Jira została zaprojektowana w myśl zasad metodologii agile. Jedną z jej najpopularniejszych technik jest Scrum. Korzystając z tej techniki, zespoły dzielą pracę na krótkie sprinty, które trwają zwykle około 2 tygodni, składają się z codziennych spotkań (daily) oraz spotkań retrospektywnych, podczas których omawiane są sukcesy i porażki poprzedniego sprintu, a także pomysły na usprawnienie całego procesu.

    Zespoły biznesowe również mogą pracować w sprintach – a Jira pomaga project managerom w łatwy sposób przełożyć efektywną metodologię na biznesowe realia.

    W taki sposób zespoły biznesowe mogą pracować w Scrumie wykorzystując system Jira:

    Ustaw określone ramy czasu dla swoich sprintów i zorganizuj spotkanie dotyczące planowania sprintu. Zastanów się, które taski mogą zostać zrealizowane w nadchodzącym sprincie i w jaki sposób powinno się je zorganizować oraz nadać im odpowiednie priorytety.

    Oczywiście nadal będziesz mieć wgląd w taski wylistowane w backlogu. I będziesz to robić podczas planowania każdego kolejnego sprintu.

    Kilka dodatkowych porad:

    • Pamiętaj, że każdy sprint powinien przynosić mierzalne, testowalne i konkretne rezultaty.
    • Niech Twoje sprinty będą tak krótkie jak to możliwe, aby uniknąć marnowania zasobów w razie problemów.

    4. Informuj o wszystkich aktualnościach na codziennych spotkaniach

    Inną przydatną cechą Scrumu są codzienne spotkania zespołów. Odbywają się zwykle na początku dnia i w ciągu kilku minut omawiany jest postęp prac oraz zadania na dany dzień. Zazwyczaj organizuje je Scrum master.

    Podczas takiego spotkania obecny product owner i członkowie zespołu mogą podzielić się nowymi informacjami oraz zidentyfikować miejsca przestojów. Nie są to spotkania formalne, ale zespół powinien być w nie zaangażowany, aby mieć świadomość przebiegu procesu, jego słabych punktów i możliwość odpowiednio szybkiej reakcji.

    Aby ułatwić wszystkim uczestnictwo w większości spotkań, ustal specjalne miejsce w Jirze, gdzie zespół przypisany do danego projektu może dodać notatki z własnych spotkań. Taka transparentność pomoże wydajniej współpracować zespołom biznesowym.

    5. Oszacuj ryzyko

    Mówiąc o ryzyku, jednym z podstawowych wyzwań pracowania w metodologii agile z Jirą jest identyfikacja zagrożeń i zależności pomiędzy zespołami i projektami. Na szczęście Atlassian przygotował zespoły programistów na takie sytuacje, co pozwala na znaczne lepsze i szybsze wykrywanie ryzyka.

    W ten sam sposób działa to w przypadku zespołów biznesowych korzystających z Jiry – mogą oni cieszyć się pełną wizualizacją zależności. Odkąd w projektach biznesowych również obserwuje się wzrost ryzyka i zależności, taka transparentność jest niemal niezbędna do zakończenia projektu sukcesem.

    6. Oceń przebieg swojego procesu podczas retrospektyw

    W świecie programistów, każdy sprint zakończony jest retrospekcją, podczas której zespoły omawiają swoje osiągnięcia i potknięcia. Ma to na celu ciągłą optymalizację procesu tworzenia oprogramowania.

    Zespoły biznesowe również powinny korzystać z retrospekcji! Ideałem byłoby, gdyby retrospektywa obejmowała Twoje podejście i postęp projektu. Dobrze jest określić obszary, które warto szczególnie ulepszyć w kolejnym sprincie. W ten sposób Twój zespół będzie stale zaangażowany i skoncentrowany na dążeniu do ciągłego ulepszania swojej pracy.

    Kluczową rolę odgrywa tutaj kultura pracy zespołu:

    Podstawą jest zachęcanie do zadawania pytań i dzielenia się wątpliwościami. Szczerość powinna być główną wartością tych spotkań. Zachęcaj swój zespół do dzielenia się opiniami i pomóż im zrozumieć, że pomyłki nie są porażką, ale raczej szansą na optymalizację pracy zespołu w celu osiągnięcia lepszych rezultatów w następnych sprintach.

    Jira w biznesie – to co najważniejsze

    Zespoły biznesowe mogą czerpać wiele korzyści z wdrożenia podejścia zgodnego z metodologią agile, ale tylko wtedy, gdy są wspierane przez odpowiednio dobrane narzędzia. Jira Atlassiana pomaga wdrożyć i utrzymać komponenty agile w codziennej pracy zespołów.

    Stosując się do tych zasad, zespoły biznesowe mogą wykorzystać znaczną większość zasobów Jiry, aby zwiększyć produktywność, dostarczać najlepsze rezultaty i pomóc swojej firmie uzyskać przewagę nad konkurencją.

    Szukasz zespołu ekspertów, którzy wiedzą jak przystosować Jirę i inne narzędzia Atlassiana do potrzeb zespołów biznesowych?

    Skontaktuj się z nami – pomogliśmy we wdrożeniu systemu Jira wielu firmom z różnych branż, takich jak: sprzedaż, marketing, HR, finanse i prawo.

    [contact-form-7 404 "Not Found"]