Wdrożenie produktów Atlassian – case study

Atlassian

16 kwietnia 2019 • 9 min czytania

    Charakterystyka firmy

    Firma McComp działa na rynku w branży automatycznych rozwiązań dla biznesu. Spółka ta
    pochwalić się może bogatym doświadczeniem – od ponad 20 lat świadczy usługi dla firm z
    branży paliwowej, hotelarskiej, gastronomicznej oraz rekreacyjnej. Z ich usług skorzystało
    już ponad 2500 stacji paliw, a także ponad 350 hoteli, restauracji i obiektów
    sportowo-rekreacyjnych. Z uwagi na dużą różnorodność branż, poproszono nas o
    konsultację w kwestii wdrożenia produktów Atlassiana, które pomogą firmie McComp w
    następujących obszarach:
    ● zaimplementowanie procesu wsparcia swoich klientów (Help Desk),
    ● zwiększenie efektywności procesu wytwórczego oraz wsparcia,
    ● poprawa współpracy i przepływu informacji pomiędzy działem wsparcia i działami
    wytwórczymi,
    ● propozycja rozwiązania odzwierciedlającego strukturę wspieranego przez McComp
    rynku, wraz z panującymi na nim relacjami i zależnościami.

    Cele wdrożenia produktów Atlassian

    Głównym zadaniem naszego zespołu było wyjście naprzeciw oczekiwaniom klienta.
    Wyróżniliśmy 8 głównych wymagań, które dotyczyły następujących aspektów wdrożenia:
    1. Struktura – zaimplementowanie struktury operacyjnej wraz z relacjami pomiędzy
    obiektami.
    2. Import danych – import danych do utworzonej struktury z plików płaskich, z
    uwzględnieniem zależności.
    3. Umowy i produkty – wdrożenie struktury umów i produktów, wraz z relacją do
    obiektów.
    4. SLA – implementacja SLA w oparciu o obowiązujące umowy i posiadane produkty.
    5. Priorytety – implementacja matrycy, na podstawie której priorytet jest obliczany
    automatycznie.
    6. Service Desk – instalacja i konfiguracja projektu Service Desk w Jira (kolejki, katalog
    usług, notyfikacje, portal).
    7. Automatyzacja – automatyczne tworzenie zgłoszeń w backlogu na podstawie
    zgłoszenie w Service Desk, automatyczne przypisywanie, automatyczna tranzycja na
    podstawie zlinkowanych zgłoszeń, bezpośrednia komunikacja pomiędzy działem
    wytwórczym i klientem, bez angażowania osób trzecich.
    8. Rejestrowany czas pracy – rejestrowanie czasu poświęconego na obsługę zgłoszeń
    wraz z mechanizmem raportowania.

    Plan działania

    Zaczęliśmy od najbardziej podstawowej, a jednocześnie najważniejszej czynności – od
    analizy wstępnych wymagań. W konsekwencji przygotowaliśmy 150 pytań, aby jak
    najbardziej uszczegółowić wymagania klienta oraz przeprowadziliśmy jednodniowe
    warsztaty wewnątrz firmy w celu poznania procesów biznesowych i wypracowania wspólnej
    wizji rozwiązania. Zebrane informacje zostały poddane ponownej analizie, na podstawie
    której opracowaliśmy rozwiązanie i wycenę. Następnie podzieliliśmy cały proces na 4 fazy, w
    skład których wchodziła instalacja oraz 3 fazy wdrożeniowe. Kolejnymi etapami miały być
    wdrożenie, testy i odbiór.

    Problemy podczas wdrożenia

    Podczas całego procesu napotkaliśmy trzy główne trudności. Pierwszą z nich był brak
    standardowych rozwiązań w Jira, co utrudniło implementację wszystkich potrzebnych
    funkcjonalności. W związku z tym konieczna była instalacja i konfiguracja rozszerzeń.
    Dodatkowo zmiana wersji jednego z dodatków spowodowała zmianę w działaniu jednej z
    używanych funkcjonalności. Ostatnią komplikacją były problemy wydajnościowe Jira na tle
    sieciowym.

    Użyte narzędzia Atlassian

    Oprócz instalacji Jira Service Desk oraz Software wykorzystaliśmy rozszerzenia z poniższej
    listy. Główną rolę odgrywał dodatek Insight – Asset Management for Jira oraz Tempo Timesheets.

    Etapy wdrożenia produktów Atlassian

    Pierwszym krokiem było zapoznanie się z obecnymi typami obiektów, relacjami oraz typami
    danych w obiektach klienta:
    Następnie przenieśliśmy typy obiektów do dodatku Insight:
    W kolejnym kroku utworzyliśmy pomiędzy obiektami relacje, które następnie zostały
    skategoryzowane:
    Każdy typ obiektu otrzymał dedykowany zestaw atrybutów:

    Realizacja importu

    Kolejnym krokiem było zebranie danych o obiektach do plików płaskich i utworzenie
    dedykowanych importów:
    Każdy import posiadał unikalne mapowanie:

    Realizacja automatyzacji

    Dzięki rozszerzeniu Automation mogliśmy zaimplementować reguły, które pomogły
    zwiększyć efektywność zespołów:
    Dodatkowo, w celu automatyzacji wybranych procesów, wykorzystaliśmy moduł automation
    wbudowany w projekcie Jira SD:

    Efekty wdrożenia produktów Atlassian

    1. Klient otrzymał nowoczesne narzędzie, dzięki któremu może zapewniać swoim
    odbiorcom najwyższą jakość usług.
    2. Narzędzie stanowi główny punkt kontaktu dla użytkowników.
    3. Jira jest nie tylko narzędziem do zarządzania zgłoszeniami, ale także platformą do
    zarządzania strukturą rynku, relacjami, odzwierciedlającą procesy oraz
    raportować, np. czas pracy.
    4. Narzędzie jest elastyczne pod kątem dalszego rozwoju.
    [contact-form-7 404 "Not Found"]