Zwiększ wydajność swoich zespołów biznesowych dzięki Jira Core

Atlassian

30 kwietnia 2019 • 17 min czytania

    W miarę jak organizacje inwestują w narzędzia do uruchamiania programów do transformacji cyfrowej, starają się sprawić, by ich działy były sprawniejsze i bardziej wydajne w działaniu. Zespoły biznesowe nie są wyjątkiem od tej zasady.

    W rzeczywistości praca zespołów biznesowych jest często tak samo złożona i wymagająca, jak praca zespołów technicznych. Atlassian zauważył to i stworzył narzędzie, które odpowiada na obecne wymagania, jakie są stawiane zespołom biznesowym.

    Jira Core to narzędzie do zarządzania projektami zorientowane na biznes, które pomaga zespołom śledzić stan ich zadań, organizować pracę, monitorować postępy projektu i dotrzymywać kluczowych terminów. Jednak to tylko wierzchołek góry możliwości oferowanych zespołom biznesowym przez oprogramowanie Jira.

    W tym artykule zaprezentowane będą kluczowe funkcje oprogramowania Jira Core, które zespoły biznesowe mogą wykorzystać, aby zoptymalizować swoją pracę i poprawić wydajność.

    1. Przejrzyste informacje o etapie realizacji zadania i projektu

    Na jakim etapie realizacji jest to zadanie? Na pewno słyszałeś to pytanie wiele razy. Kiedy zespół nie posiada jednego scentralizowanego systemu, w którym może tworzyć, organizować i monitorować zadania, informowanie o bieżącym statusie postępów w pracy zawsze zajmuje wiele czasu.

    Z Jira Core, każdy członek zespołu ma możliwość pełnego wglądu we wszystkie zadania, które są częścią danego projektu. Taka transparentność przekłada się w korzystny sposób na produktywność i jakość pracy zespołów. Widząc, że poszczególne zadania są stanowią część większego obrazu, członkowie zespołu czują się bardziej zmotywowani do pracy i mają poczucie większego wpływu na wykonanie projektu.

    Czytelne informacje o statusie zadań, które są dostępne dla wszystkich pracowników, eliminują konieczność bezpośredniego informowania o nim pracowników. Twój zespół nie będzie musiał już pytać się na Slacku lub mailowo o aktualny etap realizacji poszczególnych zadań.

    Czy potrafisz sobie wyobrazić jak wielka jest to oszczędność czasu i wysiłku dla przełożonych podczas procesu monitorowania postępów w realizacji projektu? No właśnie – mowa tu o godzinach, które mogą być przeznaczone na pracę, która wniesie rzeczywistą wartość do projektu.

    2. Wszystkie pliki projektu w jednym miejscu

    Gdzie jest ten plik? Czy możesz mi wysłać najnowszą wersję tego raportu? To jedne z najczęściej zadawanych pytań w zespołach biznesowych.

    Innym problemem zespołów biznesowych jest dzielenie się plikami, które są często aktualizowane i przez to pojawiają się w wielu różnych wersjach. Najlepszym sposobem na rozwiązanie tego problemu i usprawnienie pracy zespołu jest utworzenie centralnego repozytorium plików projektu.

    Właśnie tu przychodzi z pomocą Jira Core. Tworząc projekt w Jira i dodając zlecenia reprezentujące różne zadania, które twój zespół musi wykonać, umożliwisz członkom zespołu dołączanie odpowiednich plików do odpowiednich zleceń. Załączniki te są widoczne dla wszystkich.

    Co więcej, każde zlecenie w Jirze posiada swoją historię zmian, więc szanse na to, że członek zespołu zacznie pracować nad starą wersją pliku, są znacznie mniejsze. Każde zlecenie zawiera również pole komentarzy, w którym członkowie zespołu mogą udostępniać informacje o aktualizacjach. Takie informacje będą widoczne dla wszystkich, co pozwoli wyeliminować potencjalne błędy, które mogą wyniknąć z braku przejrzystości. Twój zespół nie będzie już dłużej marnować czasu na poszukiwanie plików, ponieważ wszystkie będą dostępne w jednym miejscu – w Twoim projekcie w Jirze.

    3. Szablony biznesowe dla lepszej organizacji

    Zespoły często muszą wykonywać taki sam task wielokrotnie. Na przykład zespoły finansowe muszą sporządzać raport kwartalny co trzy miesiące (cztery razy w roku). Aby usprawnić ten proces i upewnić się, że nic nie zostanie pominięte, Jira Core udostępnia funkcję szablonów.

    Zespoły mogą tworzyć własne szablony pod konkretne zgłoszenia, aby mieć pewność, że procedura będzie przebiegała w ten sam sposób za każdym razem. Taka powtarzalność znacząco zmniejsza ryzyko błędów.

    Jak to działa w praktyce?

    Wyobraźmy sobie pracę zespołu HR w dużej organizacji. Jednym z głównych zadań jest onboarding nowych pracowników. Każdy zatrudniony musi mieć swoje biurko lub inne miejsce pracy, laptopa, smartfona, firmowego maila i dostęp do różnych kont związanych z firmą.

    Zespół HR może stworzyć szablon dla procesu onboardingu, który zawierać będzie listę wszystkich powyższych kroków. W ten sposób zespół nigdy nie będzie musiał zmierzyć się z sytuacją, że nowy pracownik nie ma dostępu do jakiegoś konta lub brakuje mu niezbędnego do pracy urządzenia, np. laptopa.

    Taka usprawniona procedura zmniejsza liczbę osób zaangażowanych w proces onboardingu i umożliwia zespołom HR zwiększenie wydajności pracy.

    To tylko jeden przykład, ale różne inne zespoły: prawne, finansowe, marketingowe i sprzedażowe, również mogą czerpać korzyści z używania szablonów biznesowych. Dlaczego marnować czas na tworzenie zgłoszenia od podstaw, skoro na wyciągnięcie ręki czeka gotowe rozwiązanie – szablon, który zawiera wszystko co potrzebne do wykonania zlecenia? Właśnie dlatego szablony biznesowe są rozwiązaniem, które znacząco oszczędza czas zespołów biznesowych.

    4. Sformalizowane i udokumentowane przepływy pracy

    Zespoły wykonują projekty na czas i bezproblemowo współpracują ze sobą, śledząc przepływy pracy. Najlepsze przepływy pracy to te, które są sformalizowane i dobrze udokumentowane. Jira Core zawiera zestaw standardowych przepływów pracy dla zespołów biznesowych, które można dostosować do indywidualnych potrzeb danego zespołu w danym dziale.

    Najbardziej podstawowy przepływ pracy prowadzi zadanie od statusu „Do zrobienia”, poprzez status „W toku”, aż do końcowego statusu „Gotowe”. Zaletą przepływów pracy w Jira Core jest to, że można dodać dowolną liczbę kroków i uwzględnić warunki, które muszą być na każdym z nich spełnione .

    Dostosowywanie przepływów pracy oznacza również definiowanie zależności. Na przykład, możesz użyć Jira Core do stworzenia przepływu pracy dla swojego zespołu prawnego, który umożliwia członkom zespołu uzyskanie zgody od przełożonych przed przekazaniem poprawionej dokumentacji.

    Określając konkretne kroki w ich obiegu pracy i ustalając, że przejście do następnego etapu jest niemożliwe bez spełnienia warunków z poprzedniego, zapewniasz płynność działania zespołu i zmniejszasz ryzyko błędów.

    5. Śledzenie zadań projektu

    Jira to narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia project managerom planowanie i organizowanie zleceń, a także śledzenie i monitorowanie poszczególnych zadań i całych projektów.

    Korzystając z Jira Core, przełożeni nie będą już musieli kontaktować się z poszczególnymi członkami zespołu, aby dowiedzieć się, jaki jest aktualny stan ich zadania i kiedy je zakończą. Wszystkie te informacje mogą być łatwo dodane do konkretnych zadań w Jirze przez odpowiednich członków zespołu, którzy zajmują się danym zleceniem.

    Co więcej, project managerowie mogą skorzystać z pulpitów analitycznych zawartych w Jira Core, które wyświetlają liczbę zakończonych zadań i  listę tych zleceń, które są wymagane do ukończenia projektu. Ten typ wykresu jest przydatny do oceny aktualnego stanu projektu i śledzenia jego postępów.

    Funkcje śledzenia projektów w Jirze doskonale pasują do zespołów biznesowych, które stosują metodologię Agile, taką jak Scrum. W tym kontekście wykres wypalania sformułowany dla pojedynczego sprintu da kierownikowi projektu pogląd na wydajność ich zespołu.

    Wyposaż swoje zespoły w najlepsze narzędzie

    Nie da się ukryć, że zespoły biznesowe, które chcą pozostać produktywne i realizować swoją pracę na czas, potrzebują dobrze zaprojektowanego narzędzia do zarządzania projektami, które odpowiada ich wyjątkowym potrzebom.

    Jira Core oferuje szeroką gamę opcji indywidualnego dostosowania, które pozwalają organizacjom na łatwe i bezbolesne wdrożenie narzędzia, tak aby jak najlepiej dopasowało się do sposobu pracy zespołów. Posiada także wiele różnych funkcji, które pomagają zwiększyć wydajność zespołu i zapewnić sukces projektu.

    Szukasz zespołu ekspertów, którzy wiedzą, jak wdrożyć Jira Core dla zespołów biznesowych? Skontaktuj się z nami; pomagamy organizacjom w maksymalnie optymalnym wykorzystaniu narzędzi Atlassian zarówno dla zespołów biznesowych, jak i technicznych.

    [contact-form-7 404 "Not Found"]