Zdalny onboarding bez tajemnic

Employer Branding

30 lipca 2021 • 27 min czytania

    Tak jak większość firm, w Deviniti od marca 2020 roku pracujemy zdalnie. Chociaż ten system jest znany w świecie technologii od 10-15 lat, dużo zmieniło się w onboardingu pracowników, którzy dołączają do zespołu wyłącznie dzięki rekrutacji online. Jak wspominają zdalne wdrożenie do firmy i czym jest dla nich efektywna komunikacja?

    Pierwszy dzień w szkole, pierwszy egzamin i wreszcie pierwsza praca. Mogłoby się wydawać, że tego typu stresujące chwile są już dawno za nami. Jednak każda zmiana na ścieżce kariery wiąże się z pierwszym dniem w nowej pracy, w którym poznajemy mnóstwo osób. Nie potrafimy zapamiętać ich imion ani drogi do kuchni, gdzie chciałoby się chociaż na chwilę skryć za szumem gotującego wodę czajnika. Choć mamy za sobą doświadczenia z poprzednich firm, wejście w nową przestrzeń niemal zawsze budzi to lekkie ukłucie w brzuchu, które pamiętamy z dzieciństwa.

    Rekrutacja

    Sam początek, czyli zdalna rekrutacja, z pozoru wydaje się sporym ułatwieniem. Bezpieczna przestrzeń w domu i kamera, która nie dostrzeże machającej ze stresu stopy.  A jednak – nasi nowi pracownicy, zapytani czy woleliby przyjechać na rozmowę kwalifikacyjną do biura, odpowiadają twierdząco. Uważają, że taka komunikacja jest bardziej skuteczna. Jednak patrząc z perspektywy HR-u, rekrutacje zdalne dały nam możliwość kontaktowania się ze specjalistami z całej Polski.

    W początkowej fazie rekrutacji online przygotowałyśmy pytania, które pozwoliły nam uzyskać informację na temat tego, jak dana osoba czuje się w nowej rzeczywistości, czy taki model pracy jej odpowiada, oraz jakie zmiany zauważa w swojej codziennej rutynie. – mówi Ewelina z działu HR. Pytania techniczne zawsze są dostosowane do poziomu kandydata, stanowiska i narzędzia pracy, tak więc na tym polu nic nie musiało ulegać zmianie.

    Jak wprowadzamy nowych pracowników?

    Jednak rekrutacja przeważnie nie oddaje w pełni ducha firmy. Pierwsze tygodnie, a nawet miesiące, wdrażania się są najistotniejsze.

    Aż 91% pracowników pozostaje dłużej w firmie, jeśli przeszło sprawny onboarding i adaptację stanowiska.

    źródło danych

    Według raportu przeprowadzonego przez firmę Click Boarding, zajmującą się usprawnianiem procesów onboardingowych, efektywność nowych pracowników wzrasta nawet o 50% dzięki sprawnemu wdrożeniu. 

    Farnaz Ronaghi, współzałożyciel i CTO w NovoEd, internetowej platformy edukacyjnej, powiedział, że pomimo przedłużającego się trybu pracy zdalnej, szkolenia pracowników, w tym onboarding, faktycznie rozwinęły się i podniosły swój poziom. Ankieta przeprowadzona przez NovoEd wśród 150 specjalistów do spraw badań i rozwoju wykazała, że ponad połowa (54%) uważa, że jakość szkolenia pracowników poprawiła się podczas pandemii, a 79% stwierdziło, że szkolenia online przyniosły lepsze wyniki niż samodzielna nauka. 

    Pierwszy zdalny onboarding przeprowadziliśmy dla nowych osób już w kwietniu 2020, czyli zaraz po tym, gdy cała firma przeszła na pracę online. Z pewnością dużo się zmieniło od tego czasu – mówi Ewelina. Kluczem do sukcesu jest oczywiście stała i skuteczna komunikacja z osobą, która do nas dołącza. 

    Proces onboardingu w Deviniti zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

    W pierwszej kolejności pracownik otrzymuje maila powitalnego, w którym znajdzie informacje na temat jego zespołu i czasu trwania danego segmentu onboardingu. Do maila nierzadko dołączamy też zdjęcie całego zespołu – opisuje Ewelina. 

    Onboarding Book

    Każda osoba, jeszcze przed startem pracy, otrzymuje w mailu powitalnym Onboarding Book – kilkustronicowy PDF, w którym przybliżamy obraz naszej firmy. To nie tylko ciekawy dodatek, ale pierwsze wprowadzenie w życie, kulturę i wartości firmy. To mapa, która zawiera najważniejsze drogowskazy na sam początek drogi. Stąd nowy pracownik dowie się, kto jest odpowiedzialny za sprawy kadrowe, pozna strukturę firmy oraz odpowiedź na pierwsze pytania „co, gdzie, jak?”.

    W Onboarding Booku znajdują się także namiary do HR Business Partnerek – osób, do których pracownik może zgłosić anonimowo każdy problem, zarówno osobisty jak i służbowy, bez konieczności odbycia trudnej rozmowy np. z menadżerem. W dokumencie zostały opisane także informacje mające na celu przyspieszenie integracji, np. grupy na Slacku, na których pracownicy prezentują swoje rękodzieło, opowiadają o książkach, motywują do aktywności fizycznej, a nawet organizują wymiany przedmiotów.

    Starter Pack

    Każdy nowy pracownik dostaje także starter pack, wysyłany kurierem na kilka dni przed startem pracy. Gadżety zostały zaprojektowane tak, aby ich używanie przynosiło radość i ułatwiało codzienność w pracy i poza nią.

    Pozytywnym zaskoczeniem były dla mnie naklejki i jakość ich wykonania. Już pierwszego dnia część z nich znalazła się przyklejona do mojego laptopa. Spodobała mi się również torba – przydaje się w szybkich zakupach i jest idealna do przenoszenia planszówek, kiedy idę do znajomych. Nie mówiąc o notesie, który pomieścił odpowiedzi na wszystkie moje pytania w pierwszych dniach pracy, czy koszulce z logo Deviniti. – mówi Przemek, który dołączył do Deviniti w czerwcu.

    Pierwszy dzień

    Z tym ekwipunkiem nowy astronauta gotowy jest wyruszyć w misję po galaktyce Deviniti! Pierwszy dzień misji pozostał miłym wspomnieniem dla Agaty, menadżerki zespołu marketingu. A wszystko za sprawą przyjaznej atmosfery w firmie i ludzi, którzy przywitali ją z otwartymi ramionami.

    Mój pierwszy dzień zaczął się od spotkania z Eweliną z HR – opowiedziała mi o historii firmy i strukturze zespołów. Dużo uwagi poświęciła na przedstawienie wartości, które są tutaj bardzo ważne. I faktycznie widziałam ich odzwierciedlenie w pierwszych kontaktach z nowo poznawanymi ludźmi. Każdy był życzliwie nastawiony i cierpliwie odpowiadał na moje pytanie. Na pierwszym daily zespołu marketingu nowe koleżanki i koledzy opowiadali o swoich bieżących zadaniach. Nic z tego nie rozumiałam, ale wszyscy znaleźli czas, by opowiedzieć mi dokładnie czym się zajmują, co z czego wynika i dokąd zmierzamy. – wspomina Agata.

    Skuteczna komunikacja kluczem do sukcesu

    Istnieją różne sposoby na to, aby jak najlepiej dać się poznać, kiedy nie mamy możliwości spotkania face-to-face. Świetnym rozwiązaniem jest proponowanie zapoznawczych „zdzwonek” osobom z zespołu.

    Wdrażając się online w marcu, zapytałam o wolne sloty moich kolegów i koleżanki. Odbyłam z nimi rozmowę, podczas której mogliśmy lepiej się poznać. – mówi Asia, która dołączyła do Deviniti w marcu tego roku. Najpierw myślałam, że “przeszkadzam im w pracy”, ale nikt tego tak nie odebrał. Każda z osób bardzo chętnie wgrywała się wraz z kamerką i rozmawialiśmy o wszystkim i o niczym. To pozwoliło mi szybko poczuć się częścią zespołu i przełamać pierwszy stres. Już po pierwszym tygodniu pracy miałam poczucie, że znam ludzi, z którymi tworzę zespół.

    Jednak codzienna praca odbywa się nie tylko wewnątrz zespołu, ale także we współpracy z innymi unitami. Tomek, który dołączył do Deviniti w czerwcu, mówi:

    Najlepiej, aby każdy nosił koszulkę z nazwą swojego działu, wtedy nie byłoby problemu. – śmieje się. A tak na poważnie, to myślę, że pomaga wspólne spędzanie czasu. A o to dość łatwe, patrząc na to, ile jest grup na slacku, które zrzeszają ludzi z podobnymi upodobaniami czy hobby.

    Proces onboardingu okiem kamery

    Każda nowo zatrudniona osoba podkreśla, jak ważne jest używanie kamery podczas spotkań. 

    Zdecydowanie wolę spotkania na żywo, więc w tej rzeczywistości online używanie kamery niezwykle pomaga – sama włączam ją nie tylko na spotkaniach z zespołem, ale wszystkich na których jestem. – mówi Agata. Przy połączeniach wielu osób trudno też o mówienie w tym samym czasie, dlatego pomocne są gesty. W naszym zespole często pojawiają się brawa, kciuki w górę czy serduszka ułożone z dłoni. To drobiazgi, ale dla mnie szalenie ważne! – dodaje.

    Nie we wszystkich zespołach używanie kamery jest regułą, a co najważniejsze – nie jest to przymus. Dla firmy ważne jest, aby każdy pracownik czuł się komfortowo. Mimo to, włączenie kamery na każdym spotkaniu znacznie ułatwia proces wdrażania się nowego pracownika w firmę. 

    Starałam się włączać cały czas kamerę podczas spotkań w pierwszym miesiącu pracy. Chciałam tak zachęcić pozostałe osoby do pokazania się online. Nie zawsze działało, ale dzięki temu udało mi się zobaczyć część osób. – mówi Kasia, która dołączyła do Deviniti w ostatnich miesiącach.

    Akcja integracja

    Kamera to łatwy sposób na przełamanie lodów. Widząc gesty czy mimikę, można lepiej się poznać. Obok aplikacji do pracy zdalnej pomocne mogą być również proste gry integracyjne. Na ciekawy pomysł wpadła Agata.

    Na pierwszym daily, które jako PM prowadziłam w marketingu, zaproponowałam zabawę – każdy uczestnik spotkania mógł mi zadać dowolne pytanie (związane z pracą, życiem prywatnym, hobby czy ulubionym jedzeniem). Zadeklarowałam, że odpowiem na każde z nich, ale potem takie samo pytanie zadawałam kolejnej osobie. Zagraliśmy w to tylko raz, natomiast mam wrażenie, że pomogło to przełamać pierwsze lody i trochę mnie poznać.

    Doskonałym sposobem na integrację jest „kawa z zarządem” – cykliczna inicjatywa, podczas której nowi pracownicy spotykają się online z naszymi Prezesami. To ważny moment nie tylko dla pracowników, ale również dla szefów firmy, którzy są ciekawi każdej z dołączających osób. Jest to także idealna przestrzeń na wspólne zapoznanie i rozmowę nie o projektach a o tym, kim jesteśmy.

    Doskonalenie procesu onboardingu

    Procesy, jak to procesy – stale się rozwijają. Najważniejsze, to obserwować potrzeby pracowników i ułatwiać codzienną pracę.

    Trudno o uniwersalny onboarding dla całej firmy. Program takiego wdrożenia jest bardzo zależny od stanowiska, które obejmie nowa koleżanka czy kolega. Mimo kilku takich onboardingów w ostatnich miesiącach, cały czas dopracowujemy ten program – to chyba nigdy nie będzie idealny, kompletny proces! – mówi Agata.

    Feedback pracowników ma bezpośredni wpływ na rozwój procesu onboardingu.

    Wiemy, że tylko dzięki konstruktywnej krytyce możemy ulepszać nasze działania – mówi Ewelina – dlatego pod koniec okresu próbnego od każdej osoby zbieramy feedback w postaci ankiety dotyczącej tego, jakie doświadczenia wynosi z pierwszych tygodni i miesięcy w firmie. Zebrane dane analizujemy, wyciągamy z nich wnioski i wdrażamy zmiany.

    Narzędzia ułatwiające pracę zdalną

    Niedawno cała firma przeniosła się na Google Workspace, co otworzyło dodatkową wspólną przestrzeń i ułatwiło codzienną komunikację. 

    Możliwość podglądu wielu kalendarzy i szybkiego umawiania spotkań z gotowym linkiem do Google Meet, wspólna praca na jednym pliku w Docs czy dostęp do innych narzędzi Google, które znam i lubię, to dla mnie duże ułatwienie – mówi Agata.

    Najczęściej używaną aplikacją w ciągu dnia jest Slack, gdzie prowadzone są zarówno rozmowy na czatach, jak i szybkie „zdzwonki”. Oprócz oczywistych rozwiązań, jak Slack czy Google Workspace, istnieje cały szereg aplikacji usprawniających pracę.

    Jira & Confluence

    W codziennej pracy warto być za pan brat z Jirą, platformą, która towarzyszy pracownikom Deviniti każdego dnia. Można tu znaleźć wszystkie zadania przypisane do konkretnych osób, załączniki niezbędne do ich wykonania oraz przestrzeń do raportowania czasu. Jira w prosty sposób pokazuje, na jakim etapie jest dany projekt, kto go zlecił i kto nad nim pracuje. Jest tu możliwość pozostawienia komentarzy i wiele innych ułatwień, które pracownik będzie odkrywać przez pierwsze tygodnie swojej pracy.

    Robienie porządków kojarzy Ci się z sobotnim przedpołudniem w okresie dzieciństwa? Czas to zmienić. Porządek ułatwia pracę i wie to każdy, kto korzysta z Confluence. Na tej platformie znajdują się teksty, grafiki, raporty oraz wszystko to, co zostało już stworzone przez resztę załogi. To droga prowadząca do wiedzy, zwłaszcza dla osób wdrażających się w nową firmę. 

    Confluence był dla mnie bardzo ważną bazą wiedzy na samym początku pracy. – wspomina Kasia.

    Misja onboarding zakończona

    Wdrażanie się w nową firmę online może być naprawdę przyjemne. Mając wsparcie w swoim zespole, w innych unitach i wśród pomocnych specjalistów z HR, onboarding staje się ekscytujący, a nie stresujący. To nowa przygoda, w którą nowy pracownik wyruszy z pełnym ekwipunkiem – dokładna mapą i serdecznymi ludźmi, którzy zawsze chętnie wskażą najlepszą drogę.

    Jeśli chcesz przeczytać więcej o tym, czym zajmujemy się w Deviniti, odwiedź naszego bloga.

    [contact-form-7 404 "Not Found"]