5 najlepszych metod na poprawę komunikacji w zespole

Agile, Atlassian, Zarządzanie

21 maja 2019 • 14 min czytania

    W związku z ciągle zmieniającą się rzeczywistością rynkową i kulturą zawodową, praktyki zarządzania zespołem wciąż ewoluują. Coraz szersze możliwości pracy zdalnej (home office) zmuszają managerów do poszukiwania najnowszych rozwiązań, narzędzi i najlepszych praktyk, które pomagają w organizacji pracy zespołów wirtualnych.

    Managerowie i team leaderzy powinni uważnie śledzić najnowsze trendy w dziedzinie metod i ułatwień komunikacji, aby zwiększyć swoje szanse na stworzenie wydajnych i dobrze współpracujących zespołów. Na szczęście dziś rynek oferuje wiele narzędzi, które ułatwiają wewnętrzną komunikację w zespole i tym samym ułatwiają pracę.

    W tym artykule omówione zostanie pięć najlepszych (naszym zdaniem) praktyk, narzędzi i metodologii komunikacji zespołu, zgodnych z aktualnymi trendami.

    1. Codzienne spotkania (daily)

    W ciągu ostatnich kilku lat metodyka agile zyskała wielu zwolenników, a dziś agile jest jednym z najważniejszych haseł w świecie zarządzania projektami. Podczas gdy niektóre aspekty metod agile mogą być bardzo korzystne dla firmy, wiele osób widzi także wady i ograniczenia, jakie ze sobą niosą.

    Zawsze jednak warto sprawdzić, czy jedna lub więcej typowych praktyk agile może pomóc naszym zespołom w lepszej komunikacji. Jedną z najbardziej popularnych metod agile jest Scrum. W tej metodyce zespoły pracują w krótkich cyklach zwanych sprintami, które poprzedzone są planowaniem i kończą się retrospektywą.

    W ramach trwającego sprintu, zespoły spotykają się codziennie na krótkie codzienne spotkania (daily), podczas których podsumowują pracę wykonaną dzień wcześniej i planują zadania do zrealizowania w dniu spotkania.

    W rezultacie wszyscy są jednakowo poinformowani, wiedzą w jakim kierunku zmierza projekt i jakie kroki trzeba podjąć. Takie krótkie codzienne spotkania są doskonałą strategią dla zespołów, które mają trudności z utrzymaniem pewnego rodzaju przejrzystości.

    Może to być szczególnie korzystne dla zespołów zdalnych lub częściowo zdalnych Managerowie projektów mogą korzystać z codziennych spotkań, aby wzmocnić w pracownikach poczucie jedności z misją firmy i wspólnego celu, co jest niezwykle trudne w przypadku zarządzania pracownikami zdalnymi.

    2. Tablica Kanban

    Inną wydajną strategią agile jest Kanban. Organizacje zainteresowane ulepszeniem swoich procesów wewnętrznych powinny zdecydowanie rozważyć przetestowanie możliwości tablicy Kanban, wdrażając ją w przynajmniej jednym zespole.

    Tablica Kanban wizualizuje wszystkie zadania w danym projekcie. Są one podzielone na odpowiednio oznaczone kolumny, np. zaległości, do zrobienia, w toku i gotowe. Oczywiście można spersonalizować tablicę Kanban i dodać inną liczbę kolumn, w zależności od wymagań projektu i przepływu pracy zespołu.

    Wystarczy rzut oka na tablicę Kanban, aby zorientować się w jakim kierunku zmierza projekt i jaki jest etap postępów. Tablica Kanban może być zwykłą tablicą zawieszoną na ścianie biura, ale najlepsze wyniki osiąga się z cyfrowymi wersjami.

    Najbardziej popularne oprogramowanie Atlassiana – Jira – wyposażone jest w funkcję tworzenia tablicy Kanban. W ten sposób praca staje się całkowicie transparentna dla wszystkich członków zespołu, a poszczególne zadania składają się w pełny obraz projektu. Wzajemne informowanie się o statusie zadania nie jest już dłużej problemem.

    Ta technika bardzo dobrze się sprawdza, zwłaszcza w przypadku zespołów zdalnych, gdzie członkowie zespołu nie pracują w jednym biurze i ciągłe pytania o status postępu realizacji zadań mogą wprowadzić niepotrzebny chaos.

    3. Otwarte drzwi

    Zasada otwartych drzwi nie jest niczym nowym. W dzisiejszych czasach nabiera ona jednak nowego znaczenia, przede wszystkim w kontekście rosnącej popularności pracy zdalnej.

    W jaki sposób managerowie i team leaderzy mogą wcielić w życie tę zasadę, jeśli część pracowników pracuje poza biurem?

    Jednym z najskuteczniejszych sposobów utrzymania “otwartych drzwi” w cyfrowej rzeczywistości jest utworzenie dedykowanego pokoju rozmów w wewnętrznym komunikatorze, takim jak, np. Slack. Zamiast tworzyć tylko kanały dedykowane konkretnym projektom lub działom, warto stworzyć także jeden kanał, w którym członkowie zespołu mogą zadawać pytania i rozwiązywać problemy.

    Zachęcaj członków zespołu do zgłaszania nowych pomysłów, konsultowania wątpliwości i wyrażania opinii. Taki kanał pokazuje zespołowi, że Twoje “drzwi” są zawsze otwarte i ich zdanie ma znaczenie. W ten sposób wspierasz także rozwój zawodowy swoich współpracowników.

    4. Baza wiedzy

    Inną doskonałą strategią usprawnienia komunikacji wewnątrz zespołu jest stworzenie firmowej bazy wiedzy (wiki), w której udostępnisz informacje o projektach i zadaniach. W ten sposób wszyscy członkowie zespołu będą mieli dostęp do wszystkich istotnych danych i nie będą tracić czasu na szukanie plików w historii skrzynki mailowej. Wszystko, czego potrzebują, będzie dostępne w jednym miejscu.

    Możesz stworzyć bazę wiedzy, używając narzędzia takiego jak Confluence firmy Atlassian. Budowanie bazy wiedzy jest także budowaniem zespołu, ponieważ członkowie zespołu mogą wspólnie pracować nad dokumentami i udoskonalać swoje wiki, aby jak najlepiej opisywało ich doświadczenia związane z projektem.

    Edytor w Confluence umożliwia synchroniczną edycję i współpracę.

    Confluence zawiera również kilka bardziej zaawansowanych funkcji, które pomagają zespołom tworzyć wspólne strony wiki i łączyć je ze sobą. W ten sposób tworzy się baza danych zasobów, które pomagają wszystkim pracującym nad projektem zrozumieć jego cele, zakres i kluczowe aspekty. Te funkcje Confluence otwierają drzwi do wyższego poziomu współpracy w zespole.

    5. Optymalizacja procesów

    Jedną z najważniejszych dobrych praktyk w zakresie usprawniania komunikacji jest świadomość przepływu pracy i procesów w zespole – połączona z zaangażowaniem w ich optymalizację. Managerowie, którzy nie weryfikują skuteczności komunikacji wewnątrz zespołu, tracą szansę na rozwój.

    Raz na jakiś czas zaplanuj spotkanie z członkami zespołu i zapytaj ich o to, co ich zdaniem można poprawić w komunikacji. Czy istnieją narzędzia, których już nie używają? Czy może chcą wprowadzić nowe rozwiązania komunikacyjne?

    Taka wiedza pozwoli Ci rozwijać zespół, nie tylko w aspekcie komunikacji, ale też na wielu innych płaszczyznach.

    Komunikacja to klucz do współpracy w każdym zespole

    Bez odpowiedniej komunikacji zespoły nie mogą efektywnie współpracować i marnują czas na ciągłe informowanie się nawzajem o postępach w realizacji zadań, wyjaśnianie nieporozumień i wyszukiwanie potrzebnych informacji.

    Wdrożenie tych praktyk, narzędzi i metod sprawi, że poprawi się komunikacja w Twoim zespole, a realizacja celów biznesowych wzniesie się na wyższy poziom.

    Czy masz jakieś pytania dotyczące poprawy komunikacji w zespole za pomocą innowacyjnych narzędzi, takich jak Jira albo Confluence?

    Skontaktuj się z naszymi ekspertami. Posiadamy szeroką wiedzę i doświadczenie we wdrażaniu narzędzi do pracy zespołowej i komunikacji w firmach i przedsiębiorstwach.

    [contact-form-7 404 "Not Found"]